כל עובד חדש מחפש בנרות ידע שאחרים לפניו כבר השיגו והיום נראה להם טריוויאלי.
כל עובד שעוזב לוקח איתו הלאה ידע שרכש דרך ניסיון של שנים, בלי תיעוד או דרך לשחזור.
כל עובד שנמצא בתווך עסוק מדי בחשוב ובדחוף. דוחק למטה את שימור הידע למקום האחרון בטבלת המשימות.
כולנו מבינים את התועלת שבשיתוף ידע אך מתקשים מאד ביישום.
שרון טיפטון בעלת הבלוג המוצלח Learning Rebels סיכמה יפה את החסמים ליצירת אקלים ארגוני משתף: מחשיבה מוטעית שהרעיונות שלי אינם חשובים מספיק או יכולים להביא תועלת לאחר, דרך מחסור בהבנה מתי הוא הזמן הנכון לשתף, ועד לסביבת עבודה שמעודדת תחרותיות ובולמת הפצה של רעיונות ומידע בתוך הצוות.
בדומה לקורסים מקוונים, הכלי הדיגיטלי שאליו קופצים כפתרון בתחילת הדרך הוא לרוב השלב האחרון בהטעמה של שיתוף ארגוני. השלב הראשון הוא התייחסות לחסמים. וכמו בכל תהליך למידה, חשוב לשמוע גם את הקולות של אנשי הצוות. לגלות מה עוצר אותם מלחלוק ידע ואיזה רווחים הם רוצים להשיג בסוף התהליך.
לאחר שנסיים את שלב הלמידה, נתחיל מכמה דרכי פעולה שיסייעו ליצור שגרות עבודה:
נהפוך את השיתוף לחגיגה. ישיבה משותפת עם כיבוד ומוזיקת רקע בה מתניעים תהליך ומביאים כל אחד לשתף משהו אחד קטן בפלטפורמה נבחרת. כך תורמים לתחושת המסוגלות ויוצרים כבר מהרגע הראשון בנק שיתופים פועם וחי.
יצירת אקלים לא שיפוטי לשיתוף. לכל אחד יש מה לשתף מעבודתו השוטפת וכל שיתוף הוא רלוונטי, קטן כגדול.
החלטה מוסכמת על זמני השיתוף. אם בתחילת הפרויקט או בסופו, באבני הדרך מרכזיות או אולי במהלך כניסה לתפקיד חדש.
עידוד למתן פידבק. אימפקט נוצר כשאנו מרגישים שיצרנו ערך שסייע לאחר. ולכן, כשחוזרים ומספרים לעובד בפרטי או בפומבי שנעזרתם במה שכתב, זה נותן לו ולכל הצוות מוטיבציה להמשיך ולתרום משלהם.
בסופו של יום, חשוב לזכור שתהליך השיתוף הוא אינסופי. תמיד יהיו אנשים חדשים ומשימות חדשות. אמנם, יצירת שגרות עבודה יסייעו לקדם את שימור הידע הארגוני לאורך זמן. ועדיין לא צריך להתייאש אם התהליך החזיק רק לתקופה מוגבלת. גם אז נשארנו עם בנק של ידע, קטן או גדול, שיסייע לעובדים שלנו במסלול ההתפתחות המקצועית שלהם.